Tips Menggunakan Microsoft Office dan File Management
MICROSOFT
WORD
Microsoft Word
adalah aplikasi pengolah kata yang dikembangkan oleh Microrosoft terdapat dalam
paket Microsoft Office.fungsi aplikasi ini adalah sebagai pengolah kata
sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata seperti
membuat surat, table, tulisan dengan berbagai variasi (Word Art), dan membuat
suatu dokumen. Berikut beberapa cara mengguankan Microsoft Word.
- Mengubah spasi antar huruf
Blok teks yang akan diedit > klik Home > klik tab
Line and Paragraph Spacing > pilih spasi yang diinginkan.
- Membuat rumus matematika
Buka tab insert > klik di tab equation di pojok kanan
atas > pilih rumus yang diinginkan > tekan OK.
- Membuat Simbol
Buka tab insert > klik di tab symbol di pojok kanan atas
> pilih simbol yang diinginkan > tekan OK.
- Memblok satu paragrafCukup dengan 3 kali ketukan pada paragraf itu, maka 1
paragraf akan terblok.
- Mengubah ukuran teks menjadi lebih besas
Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + Shift + >
- Jika lupa mematikan capslock dan ingin mengubah huruf
menjadi kecil
Blok teks yang akan diedit kemudia tekan Shift + F3
- Mengganti ke halaman baru
Tekan CTRL + Enter
- Cara cepat menyimpan file
Tekan CTRL + S
- Cara menyalin teks
Blok teks yang akan disalin > tekan CTRL + C
- Cara menempel teks
Tekan CTRL + V
- Cara kembali ke perubahan sebelumnya (Undo)
Tekan CTRL + Z
- Cara memblok semua teks
CTRL + A
- Membuat teks cetak miring
Blok eks yang akan di edit > tekan CTRL + i
- Membuat teks menjadi tebal
Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + B
- Membuat jarak spasi menjadi 1
Blok teks yang akan di edit>tekan CTRL + 1
- Membuat jarak spasi menjadi 1,5
Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + 5
- Membuat jarak spasi menjadi 2
Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + 2
- Membuat teks rata kanan
Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + R
- Membuat teks rata tengah
Blok teks yang akan diedit > tekan CTRL + E
- Membuat teks rata kiri
Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + L
MICROSOFT EXCEL
Microsoft
Excel adalah sebuah aplikasi (perangkat lunak) yang merupakan bagian dari paket
software Microsoft Office. Perangkat lunak ini berjenis spreadsheet. Aplikasi
ini berbentuk lembar kerja ini dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation
untuk pengguna apple Mac OS dan Microsoft Windows. Aplikasi ini menyediakan
fitur pembuatan drafik dan kalkulasi yang sifatnya agresif dan progresif.
Microsoft Excel merupakan aplikasi untuk mengolah data secara otomatis yang
dapat berupa perhitungan dasar, rumus, pemakaian fungsi-fungsi, pengolahan data
dan table, pembuatan grafik, dan manajemen data. Pemakaian rumus dapat
digunakan dalam penambahan, pengurangan, perkalian, dan lain sebagainya. Dalam
pemakaian fungs-fungsi dapat berupa pemakaian rumus yang bertujuan untuk
menghitung dalam bentuk rumus matematika. Aplikasi ini sangat berguna untuk
menyelesaikan berbagai keperluan administrasi, mulai dari yang sederhana hingga
yang rumit. Formula adalah sebuah rumus yang digunakan untuk menghitung nilai
dari sebuah cell. Sedangkan fungsi adalah formula yang sudah dibuat oleh excel
yang bisa digunakan untuk berbagai macam keperluan. Berikut beberapa formula
dan fungsi dasar yang digunakan dalam Microsoft Excel.
Formula sederhana
Sebuah
formula dalam excel harus diawali dengan tanda “=” (sama dengan), jika tidak
maka tidak akan dianggap sebagai sebuah formula. Perhatikan contoh berikut.
·
Penjumlahan
Formula yang digunakan
untuk penjumlahan adalah menggunakan tanda “+” (plus). Caranya :
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil penjumlahannya, kemudian pilih cell yang
akan dijumlahkan, lalu tekan enter
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil penjumlahan, kemudian ketik nama cell
yang akan dijumlahkan (B1+B2), lalu tekan enter
·
Pengurangan
Formula yang digunakan
untuk pengurangan adalah menggunakan tanda “-” (minus). Caranya :
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil pengurangan, kemudian pilih cell yang
akan dikurangi, lalu tekan enter
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil pengurangan, kemudian ketik nama cell
yang akan dikurangi (B1-B2), lalu tekan enter
·
Perkalian
Formula yang digunakan
untuk perkalian adalah menggunakan tanda “*” (bintang). Caranya :
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil perkalian, kemudian pilih cell yang akan
dikalikan, lalu tekan enter
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil perkalian, kemudian ketik nama cell yang
akan dikalikan (B1*B2), lalu tekan enter
·
Pembagian
Formula yang digunakan
untuk pembagian adalah menggunakan tanda “/” (garis miring). Caranya :
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil pembagian, kemudian pilih cell yang akan
dibagi, lalu tekan enter
Ø Ketik
“=” pada cell yang akan menjadi hasil pembagian, kemudian ketik nama cell yang
akan dibagi (B1/B2), lalu tekan enter
Copy formula
Formula
yang sudah kita gunakan dapat dicopy seperti data lainnya, dengan perbedaan,
jika formula dicopy maka alamat cell penyusun formula aka berubah sepertu
sesuai dengan lokasi setting alamat cell. Jika sebuah cell yang berisi formula
di copy, maka yang dicopy itu adalah formula dari cell tersebut, bukan
nilainya.
·
Penjumlahan
Cell B4 berisikan formula
yang menghitung cell B1+B2 dan diletakan di cell C4 sampai F4. Caranya
Ø Letakkan
kursos di cell B4, lakukan copy (Ctrl+C)
Ø Buat
range dari C4 sampai F4, lakukan paste (Ctrl+V)
·
Pengurangan
Cell B4 berisikan formula
yang menghitung cell B1-B2 dan diletakan di cell C5 sampai F5. Caranya
Ø Letakkan
kursos di cell B5, lakukan copy (Ctrl+C)
Ø Buat
range dari C5 sampai F5, lakukan paste (Ctrl+V)
·
Perkalian
Cell B4 berisikan formula
yang menghitung cell B1*B2 dan diletakan di cell C6 sampai F6. Caranya
Ø Letakkan
kursos di cell B6, lakukan copy (Ctrl+C)
Ø Buat
range dari C6 sampai F6, lakukan paste (Ctrl+V)
·
Pembagian
Cell B4 berisikan formula
yang menghitung cell B/B2 dan diletakan di cell C7 sampai F7. Caranya
Ø Letakkan
kursos di cell B7, lakukan copy (Ctrl+C)
Ø Buat
range dari C7 sampai F7, lakukan paste (Ctrl+V)
Fungsi SUM
Fungsi
SUM digunakan untuk menghitung total nilai dari cell. Bentuk umum penulisan
fungsi ini adalah =SUM(number1,nuber2,…). Number 1, number 2 dan seterusnya
adalah range data yang akan dijumlahkan.
Fungsi SUMIF
Fungsi
ini digunakan untuk menghitung total nilai dari cell dengan kondisi tertentu.
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUMIF(range,criteria,[sum_range]).
Fungsi
ini digunakan untuk menghitung jumlah cell yang berisikan angka. Bentuk umumnya
=COUNT(value1,[value2],…).
Fungsi COUNTIF
Fungsi
ini digunakan untuk menghitung jumlah cell yang sesuai dengan kondisi tertentu.
Bentuk umumnya adalah =COUNTIF(range,criteria).
Fungsi IF
Fungsi
IF akan mengembalikan sebuah nilai konsisi yang dicek BENAR/TRUE dan
mengembalikan sebuah nilai lainnya jika kondisi yang dicek SALAH/FALSE. Bentuk
umumnya =IF(logical_test,value_if_trus,[value_if_false]).
Fungsi AND
Fungsi
ini digunakan untuk mencek dua kriteria atau lebih, jika kedua-duanya atau
semuanya benar maka akan menghasilkan nilai TRUE, begitu sebaliknya. Bentuk
umumnya adalah =AND(logicall,[logical2],…).
Fungsi AVERAGE
Fungsi
ini digunakan untuk menghitung nilai rata-rata dari sebuah data. Bentuk umumnya
=AVERAGE(number1,[number2],…).
MICROSOFT POWER POINT
Microsoft Power Point adalah sebuah aplikasi untuk
presentasi. Aplikasi ini berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga
Apple Mac OS. Aplikasi ini sangat banyak digunakan oleh perkantoran, para tenaga
pendidik, siswa, dan trainer. Kegunaan aplikasi ini adalah untuk membuat
presentasi dalam bentuk slide-slide dengan menambahakan audio, video, gambar,
dan animasi agar menjadi lebih menarik.
CARA-CARA
I. Memulai Program
Untuk
memulai program Microsoft PowerPoint, langkah-langkah yang harus anda lakukan
adalah sebagai berikut :Klik menu Start F Program F Microsoft PowerPoint, sehingga anda akan menjumpai kotak dialog
- Pada kotak dialog tersebut anda dihadapkan pada beberapa pilihan, yaitu
: AutoContentWizard (untuk membuat presentasi dengan dibantu oleh
program), Design Template (untuk membuat presentasi dengan
menggunakan kerangka presentasi yang telah disediakan oleh program), Blank
presentation (untuk membuat presentasi kosong atau baru menurut kehendak
anda), dan Open an existing presentation (untuk membuka file
presentasi yang pernah anda simpan atau anda buat). Pilih salah satu yang
anda inginkan, misalnya Blank Presentasion.
- Untuk mengakhiri bagian ini maka anda dapat mengklik button OK untuk
menyetujui pilihan anda atau button Cancel untuk membatalkan pilihan
anda.
II. Memilih Bentuk
Tampilan Slide
Pemilihan
bentuk tampilan slide ini hanya akan tampil bila anda memilih pembuatan
presentasi baru dengan menggunakan pilihan Blank Presentation seperti
yang telah saya sampaikan pada bahasan terdahulu. Adapun tampilan pemilihan
bentuk slide tersebut adalah seperti berikut ini :
Pada
pilihan tersebut tampak ada beberapa pilihan bentuk tampilan Slide yang telah
disediakan oleh program, antara lain : Title Slide, Bulleted List, 2
Column Text, Table, Text & Chart, Chart & Text, Organzation Chart,
Chart, Text & Clip Art, Clip Art & Text, Title
Only, dan Blank. Pilihlah salah satu sesuai dengan bentuk slide
presentasi yang anda inginkan, bila telah terpilih maka kliklah
button OK. Sebagai contoh kita akan memilih Title
Slide sebagai slide awal presentasi kita.
III. Menyisipkan Slide Baru.
Bila
kita telah melakukan pembuatan suatu slide, dan kita ingin membuat atau
menyisipkan suatu slide baru, maka langkah-langkah pelaksanaannya adalah
sebagai berikut :
- Klik menu Insert F New Slide, atau menekan tombol keyboard CTRL
+ M.
- Selanjutnya anda kembali akan dihadapkan pada kotak dialog New Slide seperti
yang anda lihat pada penjelasan bagian II tadi.
IV. Menyimpan File Presentasi.
Untuk
menyimpan file presentasi yang telah anda buatkan slide-slidenya, maka
langkah-langkah yang anda laksanakan adalah sebagai berikut :
- Klik menu File F Save atau tekan tombol CTRL+S atau klik
icon Save
- Bila file yang disimpan adalah baru pertama kali atau belum ada namanya, maka
pada tahap ini anda ketikan nama filenya, misalnya : Presentasi Harry , lalu
anda tekan tombol ENTER.
V. Mengakhiri Program.Untuk
mengakhiri program Microsoft PowerPoint yang sedang aktif, maka langkah-langkah
yang anda laksanakan adalah sebagai berikut :
- Kliklah menu File F Exit, atau klik icon Close.
- Bila anda belum menyimpan file presentasi yang dibuat maka akan muncul kotak
dialog seperti berikut. Pada pilihan yang disediakan kliklah
button Yes untuk menyimpan file presentasi, atau klik
button No untuk tidak menyimpanya, atau Cancel untuk
membatalkan proses mengakhiri program Microsoft PowerPoint ini.
VI. Membuka File
Presentasi YangAda
Untuk
membuka file presentasi yang telah anda simpan sebelumnya, langkah-langkah yang
anda laksanakan adalah sebagai berikut :
- Kliklah menu File F Open atau tekan tombol CTRL + O atau
klik icon Open.
- Berikutnya anda klik file presentasi yang ada pada kotak dialog Open, atau
ketik nama file presentasinya pada textbox File name.
- Klik button Open atau tekan tombol ENTER.
VII. Membuat Background Slide
Untuk
membuat background atau gambar latar dari slide yang dibuat maka
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik kanan tombol mouse pada posisi pointer dibagian kosong dari slide,
sehingga muncul menu pop-up seperti gambar disebelah ini.
- Lalu pilihlah pilihan Background, atau tekan tombol Alt + k, sehingga akan
muncul kotak dialog seperti berikut ini
- Lalu klik combo box yang ada untuk kemudian pilihlah warna yang ada, atau klik
pilihan More Colors, atau Fill Effects (untuk menentukan
background dengan efek-efek tertentu).
Pada
pemilihan efek-efek tertentu maka anda akan menjumpai kotak dialog seperti
berikut ini : Pilihlah
tabulasi Gradient untuk memberikan warna dengan gaya gradasi warna
tertentu, atau pilih tabulasi Texture untuk memilih gambar texture
tertentu, atau pilih tabulasi Pattern untuk memilih gaya arsiran
tertentu, atau pilih tabulasi Picture untuk memilih file foto atau
gambar sebagai gambar latar. Bila sudah terpilih maka kliklah
button OK.
- Untuk menerapkannya pilihan latar yang dipilih, kliklah
button Apply untuk hanya pada slide yang diedit, dan Apply to
All untuk semua slide yang dibuat.
VIII. Membuat Animasi
pada Obyek.
Untuk
membuat animasi pada obyek langkah-langkah yang anda laksanakan adalah sebagai
berikut :
- Klik kanan obyek yang bersangkutan, sehingga akan muncul menu PopUp
- Selanjutnya pilihlah pilihan Custom Animation sehingga muncul kotak
dialog Custom Animation seperti gambar disebelahnya.
- Pada tabulasi Effects yang ada pilihlah efek animasi yang tersedia,
dan bila perlu suara yang akan disertakan pada saat efek sedang berfungsi.
- Untuk mengotomatiskan atau mengatur waktu penampilan animasi obyek maka
pilihlah tabulasi Order & Timing dan tentukan Star
Animation-nya.
- Untuk menerapkan animasi yang telah terpilih beserta pengaturannya pada obyek
tersebut, maka kliklah button OK, tetapi bila ingin melihat dulu
bagaimana hasilnya kliklah button Preview.
IX. Mengatur Transisi
Antar Slide dan Penayangan Slide.
Untuk
mengatur perubahan antar slide (slide transition) ikuti petunjuk berikut :
- Pada slide yang muncul, kliklah menu Slide Show.
- Selanjutnya pilihlah pilihan Slide Transition
- Berikutnya tentukanlah Efek transisinya, otomatisasi slide dan waktunya, serta
Sound atau suara yang menyertai proses perpindahan slide.
- Bila akan diterapkan pada hanya satu slide, maka kliklah button Apply.
Bila anda akan menerapkan pengaturan transisi pada semua slide kliklah
button Apply to All.
Untuk
mengatur Penayangan Slide (Set Up Show), maka kliklah menu Slide Show,
lalu diikuti dengan mengklik pilihan Set Up Show. Selanjutnya
aturlah pilihan pengaturan yang ada, dan bila sudah selesai kliklah
button OK.
FILE MANAGEMENT
File management
merupakan suatu teknik dalam menyusun, memberi nama hingga mengatur letak
penyimpanan file dalam komputer. File management akan sangat berguna
karena memudahkan dalam pencarian dan susunan file akan terlihat lebih rapih. File
management dapat dilakukan dengan pemberian nama, pengelompokkan dan
penyimpanan file. Cara paling mudah
dalam file management adalah:
- Buat
folder dengan nama sesuai kebutuhan.
Misalnya untuk mata kuliah, buat berberapa folder
sesuai dengan mata kuliah masing-masing.
- Simpan
setiap file sesuai dengan folder yang telah ada.
Seiring
dengan berkembangnya zaman, sumber belajar bukan hanya bentuk fisik buku tetapi
juga e-book dan jurnal. Penyimpanan e-book juga bisa dilakukan dalam satu
folder sehingga memudahkan dalam pencarian. Saat ini sudah hadir berbagai
aplikasi untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan e-
book
serta jurnal dalam sumber penelitian, salah satunya adalah Mendeley.
Teman-teman bisa menggunakan Mendeley untuk menyimpan dan mengelola e-book dan jurnal. Selamat mencoba!