Penugasan KBLI Fakultas Keperawatan -OLJ 3-

Tips Menggunakan Microsoft Office dan File Management

MICROSOFT WORD

            Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata yang dikembangkan oleh Microrosoft terdapat dalam paket Microsoft Office.fungsi aplikasi ini adalah sebagai pengolah kata sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata seperti membuat surat, table, tulisan dengan berbagai variasi (Word Art), dan membuat suatu dokumen. Berikut beberapa cara mengguankan Microsoft Word.

1. Mengubah spasi antar huruf
   Blok teks yang akan diedit > klik Home > klik tab Line and Paragraph Spacing > pilih spasi yang diinginkan.
2. Membuat rumus matematika
   Buka tab insert > klik di tab equation di pojok kanan atas > pilih rumus yang diinginkan > tekan OK.
3. Membuat Simbol
   Buka tab insert > klik di tab symbol di pojok kanan atas > pilih simbol yang diinginkan > tekan OK.
4.  Memblok satu paragrafCukup dengan 3 kali ketukan pada paragraf itu, maka 1 paragraf akan terblok.
5. Mengubah ukuran teks menjadi lebih besas
   Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + Shift + >
6. Jika lupa mematikan capslock dan ingin mengubah huruf menjadi kecil
   Blok teks yang akan diedit kemudia tekan Shift + F3
7. Mengganti ke halaman baru
   Tekan CTRL + Enter
8. Cara cepat menyimpan file
   Tekan CTRL + S
9. Cara menyalin teks
   Blok teks yang akan disalin > tekan CTRL + C
10. Cara menempel teks
    Tekan CTRL + V
11. Cara kembali ke perubahan sebelumnya (Undo)
    Tekan CTRL + Z
12. Cara memblok semua teks
    CTRL + A
13. Membuat teks cetak miring
    Blok eks yang akan di edit > tekan CTRL + i
14. Membuat teks menjadi tebal
    Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + B
15. Membuat jarak spasi menjadi 1
    Blok teks yang akan di edit>tekan CTRL + 1
16. Membuat jarak spasi menjadi 1,5
    Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + 5
17. Membuat jarak spasi menjadi 2
    Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + 2
18. Membuat teks rata kanan
    Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + R
19. Membuat teks rata tengah
    Blok teks yang akan diedit > tekan CTRL + E
20. Membuat teks rata kiri
    Blok teks yang akan di edit > tekan CTRL + L

MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi (perangkat lunak) yang merupakan bagian dari paket software Microsoft Office. Perangkat lunak ini berjenis spreadsheet. Aplikasi ini berbentuk lembar kerja ini dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk pengguna apple Mac OS dan Microsoft Windows. Aplikasi ini menyediakan fitur pembuatan drafik dan kalkulasi yang sifatnya agresif dan progresif. Microsoft Excel merupakan aplikasi untuk mengolah data secara otomatis yang dapat berupa perhitungan dasar, rumus, pemakaian fungsi-fungsi, pengolahan data dan table, pembuatan grafik, dan manajemen data. Pemakaian rumus dapat digunakan dalam penambahan, pengurangan, perkalian, dan lain sebagainya. Dalam pemakaian fungs-fungsi dapat berupa pemakaian rumus yang bertujuan untuk menghitung dalam bentuk rumus matematika. Aplikasi ini sangat berguna untuk menyelesaikan berbagai keperluan administrasi, mulai dari yang sederhana hingga yang rumit. Formula adalah sebuah rumus yang digunakan untuk menghitung nilai dari sebuah cell. Sedangkan fungsi adalah formula yang sudah dibuat oleh excel yang bisa digunakan untuk berbagai macam keperluan. Berikut beberapa formula dan fungsi dasar yang digunakan dalam Microsoft Excel.

Formula sederhana
Sebuah formula dalam excel harus diawali dengan tanda “=” (sama dengan), jika tidak maka tidak akan dianggap sebagai sebuah formula. Perhatikan contoh berikut.

·         Penjumlahan

Formula yang digunakan untuk penjumlahan adalah menggunakan tanda “+” (plus). Caranya :

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil penjumlahannya, kemudian pilih cell yang akan dijumlahkan, lalu tekan enter

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil penjumlahan, kemudian ketik nama cell yang akan dijumlahkan (B1+B2), lalu tekan enter

·         Pengurangan

Formula yang digunakan untuk pengurangan adalah menggunakan tanda “-” (minus). Caranya :

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil pengurangan, kemudian pilih cell yang akan dikurangi, lalu tekan enter

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil pengurangan, kemudian ketik nama cell yang akan dikurangi (B1-B2), lalu tekan enter

·         Perkalian

Formula yang digunakan untuk perkalian adalah menggunakan tanda “*” (bintang). Caranya :

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil perkalian, kemudian pilih cell yang akan dikalikan, lalu tekan enter

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil perkalian, kemudian ketik nama cell yang akan dikalikan (B1*B2), lalu tekan enter

·         Pembagian

Formula yang digunakan untuk pembagian adalah menggunakan tanda “/” (garis miring). Caranya :

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil pembagian, kemudian pilih cell yang akan dibagi, lalu tekan enter

Ø  Ketik “=” pada cell yang akan menjadi hasil pembagian, kemudian ketik nama cell yang akan dibagi (B1/B2), lalu tekan enter

Copy formula

Formula yang sudah kita gunakan dapat dicopy seperti data lainnya, dengan perbedaan, jika formula dicopy maka alamat cell penyusun formula aka berubah sepertu sesuai dengan lokasi setting alamat cell. Jika sebuah cell yang berisi formula di copy, maka yang dicopy itu adalah formula dari cell tersebut, bukan nilainya.

·         Penjumlahan

Cell B4 berisikan formula yang menghitung cell B1+B2 dan diletakan di cell C4 sampai F4. Caranya

Ø  Letakkan kursos di cell B4, lakukan copy (Ctrl+C)

Ø  Buat range dari C4 sampai F4, lakukan paste (Ctrl+V)

·         Pengurangan

Cell B4 berisikan formula yang menghitung cell B1-B2 dan diletakan di cell C5 sampai F5. Caranya

Ø  Letakkan kursos di cell B5, lakukan copy (Ctrl+C)

 Ø  Buat range dari C5 sampai F5, lakukan paste (Ctrl+V)

·         Perkalian

Cell B4 berisikan formula yang menghitung cell B1*B2 dan diletakan di cell C6 sampai F6. Caranya

Ø  Letakkan kursos di cell B6, lakukan copy (Ctrl+C)

Ø  Buat range dari C6 sampai F6, lakukan paste (Ctrl+V)

·         Pembagian

Cell B4 berisikan formula yang menghitung cell B/B2 dan diletakan di cell C7 sampai F7. Caranya

Ø  Letakkan kursos di cell B7, lakukan copy (Ctrl+C)

Ø  Buat range dari C7 sampai F7, lakukan paste (Ctrl+V)

Fungsi SUM

Fungsi SUM digunakan untuk menghitung total nilai dari cell. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,nuber2,…). Number 1, number 2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.

Fungsi SUMIF

Fungsi ini digunakan untuk menghitung total nilai dari cell dengan kondisi tertentu. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUMIF(range,criteria,[sum_range]).

Fungsi COUNT

Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah cell yang berisikan angka. Bentuk umumnya =COUNT(value1,[value2],…).

Fungsi COUNTIF

Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah cell yang sesuai dengan kondisi tertentu. Bentuk umumnya adalah =COUNTIF(range,criteria).

Fungsi IF

Fungsi IF akan mengembalikan sebuah nilai konsisi yang dicek BENAR/TRUE dan mengembalikan sebuah nilai lainnya jika kondisi yang dicek SALAH/FALSE. Bentuk umumnya =IF(logical_test,value_if_trus,[value_if_false]).

Fungsi AND

Fungsi ini digunakan untuk mencek dua kriteria atau lebih, jika kedua-duanya atau semuanya benar maka akan menghasilkan nilai TRUE, begitu sebaliknya. Bentuk umumnya adalah =AND(logicall,[logical2],…).

Fungsi AVERAGE

Fungsi ini digunakan untuk menghitung nilai rata-rata dari sebuah data. Bentuk umumnya =AVERAGE(number1,[number2],…).

MICROSOFT POWER POINT

            Microsoft Power Point adalah sebuah aplikasi untuk presentasi. Aplikasi ini berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga Apple Mac OS. Aplikasi ini sangat banyak digunakan oleh perkantoran, para tenaga pendidik, siswa, dan trainer. Kegunaan aplikasi ini adalah untuk membuat presentasi dalam bentuk slide-slide dengan menambahakan audio, video, gambar, dan animasi agar menjadi lebih menarik.

CARA-CARA

I.    Memulai Program
Untuk memulai program Microsoft PowerPoint, langkah-langkah yang harus anda lakukan adalah sebagai berikut :Klik menu Start F Program F Microsoft PowerPoint, sehingga anda akan menjumpai kotak dialog 

1. Pada kotak dialog tersebut anda dihadapkan pada beberapa pilihan, yaitu : AutoContentWizard (untuk membuat presentasi dengan dibantu oleh program), Design Template (untuk membuat presentasi dengan menggunakan kerangka presentasi yang telah disediakan oleh program), Blank presentation (untuk membuat presentasi kosong atau baru menurut kehendak anda), dan Open an existing presentation (untuk membuka file presentasi yang pernah anda simpan atau anda buat).  Pilih salah satu yang anda inginkan, misalnya Blank Presentasion.
2. Untuk mengakhiri bagian ini maka anda dapat mengklik button OK untuk menyetujui pilihan anda atau button Cancel untuk membatalkan pilihan anda.

II.    Memilih Bentuk Tampilan Slide

Pemilihan bentuk tampilan slide ini hanya akan tampil bila anda memilih pembuatan presentasi baru dengan menggunakan pilihan Blank Presentation seperti yang telah saya sampaikan pada bahasan terdahulu. Adapun tampilan pemilihan bentuk slide tersebut adalah seperti berikut ini :

Pada pilihan tersebut tampak ada beberapa pilihan bentuk tampilan Slide yang telah disediakan oleh program, antara lain : Title Slide, Bulleted List, 2 Column Text, Table, Text & Chart, Chart & Text, Organzation Chart, Chart, Text & Clip Art, Clip Art & Text, Title Only, dan Blank. Pilihlah salah satu sesuai dengan bentuk slide presentasi yang anda inginkan, bila telah terpilih maka kliklah button OK. Sebagai contoh kita akan memilih Title Slide sebagai slide awal presentasi kita.

III.  Menyisipkan Slide Baru.

Bila kita telah melakukan pembuatan suatu slide, dan kita ingin membuat atau menyisipkan suatu slide baru, maka langkah-langkah pelaksanaannya adalah sebagai berikut :

1. Klik menu Insert F New Slide, atau menekan tombol keyboard CTRL + M.
2. Selanjutnya anda kembali akan dihadapkan pada kotak dialog New Slide seperti yang anda lihat pada penjelasan bagian II tadi.

IV.  Menyimpan File Presentasi.

Untuk menyimpan file presentasi yang telah anda buatkan slide-slidenya, maka langkah-langkah yang anda laksanakan adalah sebagai berikut :

1. Klik menu File F Save atau tekan tombol CTRL+S atau klik icon Save
2. Bila file yang disimpan adalah baru pertama kali atau belum ada namanya, maka pada tahap ini anda ketikan nama filenya, misalnya : Presentasi Harry , lalu anda tekan tombol ENTER.

V.  Mengakhiri Program.Untuk mengakhiri program Microsoft PowerPoint yang sedang aktif, maka langkah-langkah yang anda laksanakan adalah sebagai berikut :

1. Kliklah menu File F Exit, atau klik icon Close.
2. Bila anda belum menyimpan file presentasi yang dibuat maka akan muncul kotak dialog seperti berikut. Pada pilihan yang disediakan kliklah button Yes untuk menyimpan file presentasi, atau klik button No untuk tidak menyimpanya, atau Cancel untuk membatalkan proses mengakhiri program Microsoft PowerPoint ini.

VI.   Membuka File Presentasi YangAda

Untuk membuka file presentasi yang telah anda simpan sebelumnya, langkah-langkah yang anda laksanakan adalah sebagai berikut :

1. Kliklah menu File F Open atau tekan tombol CTRL + O atau klik icon Open.
2. Berikutnya anda klik file presentasi yang ada pada kotak dialog Open, atau ketik nama file presentasinya pada textbox  File name.
3. Klik button Open atau tekan tombol ENTER.

VII.  Membuat Background Slide

Untuk membuat background atau gambar latar dari slide yang dibuat maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Klik kanan tombol mouse pada posisi pointer dibagian kosong dari slide, sehingga muncul menu pop-up seperti gambar disebelah ini.
2. Lalu pilihlah pilihan Background, atau tekan tombol Alt + k, sehingga akan muncul kotak dialog seperti berikut ini
3. Lalu klik combo box yang ada untuk kemudian pilihlah warna yang ada, atau klik pilihan More Colors, atau Fill Effects (untuk menentukan background dengan efek-efek tertentu).
   Pada pemilihan efek-efek tertentu maka anda akan menjumpai kotak dialog seperti berikut ini : Pilihlah tabulasi Gradient untuk memberikan warna dengan gaya gradasi warna tertentu, atau pilih tabulasi Texture untuk memilih gambar texture tertentu, atau pilih tabulasi Pattern untuk memilih gaya arsiran tertentu, atau pilih tabulasi Picture untuk memilih file foto atau gambar sebagai gambar latar.  Bila sudah terpilih maka kliklah button OK.
4. Untuk menerapkannya pilihan latar yang dipilih, kliklah button Apply untuk hanya pada slide yang diedit, dan Apply to All untuk semua slide yang dibuat.

VIII.   Membuat Animasi pada Obyek.

Untuk membuat animasi pada obyek langkah-langkah yang anda laksanakan adalah sebagai berikut :

1. Klik kanan obyek yang bersangkutan, sehingga akan muncul menu PopUp 
2. Selanjutnya pilihlah pilihan Custom Animation sehingga muncul kotak dialog Custom Animation seperti gambar disebelahnya.
3. Pada tabulasi Effects yang ada pilihlah efek animasi yang tersedia, dan bila perlu suara yang akan disertakan pada saat efek sedang berfungsi.
4. Untuk mengotomatiskan atau mengatur waktu penampilan animasi obyek maka pilihlah tabulasi Order & Timing dan tentukan Star Animation-nya.
5. Untuk menerapkan animasi yang telah terpilih beserta pengaturannya pada obyek tersebut, maka kliklah button OK, tetapi bila ingin melihat dulu bagaimana hasilnya kliklah button Preview.

IX.   Mengatur Transisi Antar Slide dan Penayangan Slide.

Untuk mengatur perubahan antar slide (slide transition) ikuti petunjuk berikut :

1. Pada slide yang muncul, kliklah menu Slide Show.
2. Selanjutnya pilihlah pilihan Slide Transition
3. Berikutnya tentukanlah Efek transisinya, otomatisasi slide dan waktunya, serta Sound atau suara yang menyertai proses perpindahan slide.
4. Bila akan diterapkan pada hanya satu slide, maka kliklah button Apply. Bila anda akan menerapkan pengaturan transisi pada semua slide kliklah button Apply to All.

Untuk mengatur Penayangan Slide (Set Up Show), maka kliklah menu Slide Show, lalu diikuti dengan mengklik pilihan Set Up Show.  Selanjutnya aturlah pilihan pengaturan yang ada, dan bila sudah selesai kliklah button OK.

FILE MANAGEMENT

File management merupakan suatu teknik dalam menyusun, memberi nama hingga mengatur letak penyimpanan file dalam komputer. File management akan sangat berguna karena memudahkan dalam pencarian dan susunan file akan terlihat lebih rapih. File management dapat dilakukan dengan pemberian nama, pengelompokkan dan penyimpanan file. Cara paling mudah dalam file management adalah:

1. Buat folder dengan nama sesuai kebutuhan. Misalnya untuk mata kuliah, buat berberapa folder sesuai dengan mata kuliah masing-masing.
   
   
2. Simpan setiap file sesuai dengan folder yang telah ada.

Seiring dengan berkembangnya zaman, sumber belajar bukan hanya bentuk fisik buku tetapi juga e-book dan jurnal. Penyimpanan e-book juga bisa dilakukan dalam satu folder sehingga memudahkan dalam pencarian. Saat ini sudah hadir berbagai aplikasi untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan e-

book serta jurnal dalam sumber penelitian, salah satunya adalah Mendeley. Teman-teman bisa menggunakan Mendeley untuk menyimpan dan mengelola e-book dan jurnal. Selamat mencoba!